Транспортная компания глазами дилетанта: мифы и реальность — 2

Итак, передо мной выбор:

• потерять деньги
• или принять обанкротившуюся компанию

Я выбрал второе.

Оплатив первые (как меня уверяли «единственные») долги компании, я оказался счастливым обладателем пяти DAF-ов с тентованными телегами.

Первые проблемы и пути решения

То, что компания работала с убытком, не было для меня откровением. А вот откровением, отчего с убытком, со мной делиться явно не собирались.

И мое первое решение: работаем как и раньше. Не меняем ничего, кроме одного.

Отныне, все данные заносятся в сетевую программу. Суть ее была плоть от плоти бухгалтерская табличка «приход / расход / сальдо». Та система, которой я привык пользоваться в экспедиции.

Идея проста: посмотреть каким образом формируется отрицательное сальдо на каждом рейсе. Для этого, рассуждал я, нужно:

• собрать все расходы и вычесть их из дохода,
• после посмотреть, какие из показателей расхода не соответствуют действительности, создать статистику и приструнить водителей на её основе.

Как всегда, гениально-простому решению помешала куча нюансов.

Во-первых, оказалось спорным само понятие «рейса».

Как думал Я: рейс — это перевозка груза клиента из точки А в точку В. В этом понимании рейс имеет начало и конец и, что особенно важно, приход и расход чётко ложатся в этих же границах.

Как думал  директор транспортной компании: с точки зрения транспортников, под «рейсом» надо понимать период от одного отчёта водителя до другого. А в этот период может «уложиться» перевозка не одного клиента, а нескольких. Кроме того, на момент отчёта, какая-то перевозка может быть не завершена. Т.е., проходя через Вильнюс, где располагался офис компании, по пути в Москву или Питер, водитель сдаёт отчёт.

Тогда не понятно, как исчислять так необходимую эффективность по рейсу? Ведь в этом рейсе от отчёта до отчёта  мало того, что укладывается не один клиент, но ещё есть и такие явления как простои, перепробеги и прочие «псевдо рейсы».

И опять возникает научно-практическая дискуссия на тему «что же такое «РЕЙС».

Долго совещались, переругивались, спорили, НО пришли к некоторому компромиссу. Какому? Об этом позже.

Вторая проблема – учёт расхода топлива и отнесение его (расхода) на конкретный рейс. Казалось, задача не сложная. Однако, лишь на первый взгляд.

Легко занести в левую часть сумму фрахта, которая оговаривалась с клиентом. Не сложно занести в правую часть зарплату водителя, она начисляется в соответствии с принятыми в компании правилами, разовые расходы (кто знает – поймет) и оплату за дороги.

Но как записать расход топлива? Кто-то сразу скажет: легко! Но нужно не просто записать расход,  нужно сделать автоматизированную систему, которая не позволяла бы безнаказанно вносить изменения в данные и отслеживала бы такие важнейшие показатели как  персональный баланс каждого водителя.

Я видел это так: создать каждому водителю личный счет в системе, куда из каждого рейса начислялась бы заработная плата с одной стороны, и вносились бы авансовые средства с другой. Таким образом, если водитель получил 1000 EUR в качестве аванса и не отчитался за их использование, а зарплата за отчетный период, при этом, составила 1000 Евро, то его баланс будет равен 0.

Но решение данной проблемы в итоге построилось таким образом:

В качестве одного из партнеров был введен, собственно, «БАК» каждой машины, счет которого представлялся в виде остатка топлива, пересчитанного в Евро.

— Заливка таким образом 1000 л топлива, например, приводила к повышению задолженности «БАКа» на 700 Евро, если за литр дизельного топлива платили 0,7 Евро.

— А задолженность водителя при этом понижалась бы на те же 700 Евро

— Пробег машины в 1000 км приводил к тому, что задолженность партнера «БАК» снижалась на сумму, исчисляемую по формуле:

 ПРОБЕГ [ 100 км ] * РАСХОД [ ] * ЦЕНА ТОПЛИВА

Таким образом, при отчете водителя внесение пробега и остатков топлива приводит к исчислению расчетного расхода топлива. Это дает возможность сравнения расчетного расхода с паспортными или контрольным.

Надо сказать, что длительный анализ работы ТК привел к необходимости введения новых терминов, нового определения некоторым устоявшимся и интуитивно понятным терминам и понятиям.

Продолжение истории следует. А пока, буду рад услышать ваше мнение, делитесь опытом!